Kể từ khi PDF được Adobe tạo ra vào những năm 1990, có rất ít những đột phá mới trong thế giới khởi tạo và xử lý tài liệu. Bên cạnh đó, phương pháp chính được sử dụng để quản lý các tài liệu quan trọng ngày nay vẫn ít nhiều giống như khi máy in được phát minh, thông tin thường được in ra giấy và cất vào tủ.
Chúng ta có thể sử dụng các cách mới để in, nhưng đối với các tài liệu quan trọng làm từ giấy dù được lưu trữ ở đâu đi nữa chúng cũng có thể bị mất hoặc bị hư hại theo thời gian.
Vậy tài liệu kỹ thuật số thực sự là gì? Tại sao nó có thể thực hiện việc lưu trữ an toàn và bảo mật hơn các tài liệu dưới dạng vật lý?
Nói một cách đơn giản, các tài liệu kỹ thuật số được tạo ra dưới nhiều dạng mã khác nhau như HTML, CSS hoặc Javascript. Như vậy, sẽ có nhiều lý do để số hóa đầy đủ các tài liệu quan trọng, dưới đây là một số lý do khiến chúng ta phải thay đổi.
Một thế giới kỹ thuật số sẽ đòi hỏi tài liệu kỹ thuật số
Vẫn có nhiều người thích in và đóng khung bằng tốt nghiệp của họ trên tường, tuy nhiên chúng ta đang sống trong một thế giới ngày càng tập trung nhiều hơn vào các giải pháp kỹ thuật số. Ngày nay, hầu hết những người được trao chứng nhận, giải thưởng hay bằng tốt nghiệp họ thường muốn chia sẻ trực tuyến để cho bạn bè, nhà tuyển dụng hoặc đối tác tiềm năng nhìn thấy và tiếp cận nhanh chóng.
Có thể xây dựng lòng tin
Có nhiều cách để làm cho các tài liệu kỹ thuật số không thể bị làm giả bằng cách sử dụng các hợp đồng thông minh, và lưu dữ liệu của các tài liệu kỹ thuật số trên mạng lưới Blockchain. Ở đó, các tài liệu luôn an toàn, có thể kiểm chứng bất cứ lúc nào, đặc biệt không ai có thể làm sai lệch hay chỉnh sửa thông tin trên đó, chúng cũng dễ dàng chia sẻ qua văn bản, e-mail hay các phương tiện mạng xã hội.
Tạo lưu lượng truy cập và thống kê
Mỗi khi ai đó chia sẻ tài liệu kỹ thuật số, các thông số dữ liệu có giá trị và lưu lượng truy cập vào nó sẽ được tạo ra. Từ đó các tổ chức phát hành dữ liệu có thể biết tài liệu đã được hiển thị khi nào, ở đâu, nơi nó được chia sẻ và bao nhiêu người đã tiếp cận. Thông tin đó sau này có thể được sử dụng để cải thiện các sáng kiến truyền thông tiếp thị cũng như chiến lược kinh doanh của các tổ chức.
Tiết kiệm thời gian và nhân lực
Các tài liệu kỹ thuật số có thể được tạo và phân phối một cách tự động, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và nhân lực cho công việc vận hành và lưu trữ tài liệu. Từ đó những nguồn lực này có thể được sử dụng để phát triển vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi khác, mở đường cho sự đổi mới và đơn giản hoá công việc vận hành doanh nghiệp.
Tài liệu không thể bị mất hoặc bị hủy hoại
Việc lưu trữ các tài liệu quan trọng trên nền tảng Blokchain là một bước đột phá có thể thay đổi cuộc chơi cho nhiều doanh nghiệp và tổ chức. Hãy tưởng tượng một trường đại học sẽ không bao giờ phải cấp lại bằng tốt nghiệp, hay một cơ quan chính phủ không bao giờ phải cấp lại các chứng chỉ; thay vào đó chúng sẽ luôn có sẵn trên một phiên bản kỹ thuật số đã được xác minh.
Thiết kế sáng tạo có thể phát triển cho thương hiệu
Tài liệu kỹ thuật số mang đến cơ hội sáng tạo nhiều hơn khi các thiết kế được cá nhân hóa và tạo ra nhiều sự hấp dẫn, điều này có thể tạo sự khác biệt cho các doanh nghiệp. Cho dù một doanh nghiệp yêu cầu với các thiết kế hoạt hình, 3D hay thậm chí đính kèm nhạc nền, thì các tài liệu kỹ thuật số đều có thể thực hiện được điều này. Bất cứ điều gì có thể làm trên một trang web, giờ đây đều có thể làm với một tài liệu kỹ thuật số.
Tổng kết
Các lý do trên là một số lợi ích có được từ việc số hóa các tài liệu. Khi xã hội nói chung và hầu hết các doanh nghiệp tiến tới việc chuyển đổi số, chắc hẳn việc bảo mật tài liệu sẽ ngày càng trở nên quan trọng.
Chúng ta cần thay đổi trong tư duy và làm quen dần với những thay đổi từ việc số hoá, để có thể bắt kịp với nhu cầu của hôm nay và trong tương lai. Nếu không, nguy cơ bị tụt hậu phía sau khi sự phát triển tổng thể của số hóa, cũng như khả năng cạnh tranh nói chung ngày càng nhanh và lớn mạnh.
